集團(tuán)電話:一種特殊用途的交換設(shè)備。一般由外線與分機(jī)構(gòu)成。它有若干電話共用一條外線,適用于中、小型企業(yè),也可用于住宅和秘書電話。集團(tuán)電話交換機(jī)一般不需要專職的話務(wù)員和維護(hù)人員。當(dāng)外線呼入時(shí),可由任一部電話應(yīng)答,并可以轉(zhuǎn)給所需的被叫。它具有的功能一般有:會(huì)議電話、縮位撥號(hào)、熱線服務(wù)、群呼、遇忙回叫、呼叫轉(zhuǎn)移、呼出限制、呼叫等待、停電自動(dòng)轉(zhuǎn)移等功能。是現(xiàn)代化辦公中常用的通訊管理手段,使電話管理者可集團(tuán)性管理外線來電與內(nèi)線呼出。 集團(tuán)電話外線指接入集團(tuán)電話中的外線總數(shù);分機(jī)是您為員工所安排的的電話數(shù)量。
安裝集團(tuán)電話的好處:內(nèi)部之間的通話可以不經(jīng)過上級(jí)市話局,從而減輕了市話局及其到用戶交換機(jī)中繼線的話務(wù)量和投資。安裝集團(tuán)電話設(shè)備,為貴公司每一名員工安排一部分機(jī),外線打入由前臺(tái)(或電腦話務(wù)員)進(jìn)行信息處理,這樣在節(jié)約費(fèi)用的同時(shí),對(duì)于外線打入者也會(huì)以最快的速度與要聯(lián)系的人聯(lián)系上。如沒有安裝集團(tuán)電話,這樣您很可能失掉了一次在第一時(shí)間與您客戶聯(lián)系的機(jī)會(huì);這項(xiàng)工作交給集團(tuán)電話來處理,在分機(jī)占線或無人接聽時(shí)集團(tuán)電話會(huì)按您的需要把電話轉(zhuǎn)到另一處分機(jī);如您安裝了語音信箱設(shè)備,會(huì)把此電話轉(zhuǎn)到您自已的信箱中讓客戶留言。多種情況下您對(duì)直線電話的管理只能憑借您員工的自覺性,話費(fèi)管理也是集團(tuán)電話的一大功能:它會(huì)按您的安排為每一分機(jī)安排一個(gè)密碼,如果您離開座席,不知道密碼的人無法使用您的分機(jī)。安裝計(jì)費(fèi)功能后,您也可對(duì)電話費(fèi)用管理提出您新的看法來。計(jì)費(fèi)系統(tǒng)會(huì)告訴您哪一位員工所打的電話費(fèi)用最多或最少,打出的電話號(hào)碼及總費(fèi)用。
用戶進(jìn)入市話網(wǎng)的方式有以下幾種:
A.半自動(dòng)入網(wǎng)方式:在這種方式下,用戶交換機(jī)的分機(jī)用戶呼叫市話局外線用戶時(shí),可自動(dòng)撥號(hào),外線用戶呼入本用戶交換機(jī)的分機(jī)用戶時(shí),則要由話務(wù)員人工代撥。目前,在我國多數(shù)采用這種入網(wǎng)方式,優(yōu)點(diǎn)是節(jié)省號(hào)碼資源,缺點(diǎn)是對(duì)長途自動(dòng)化和計(jì)費(fèi)不利。
B.全自動(dòng)入網(wǎng)方式:在這種方式下,用戶交換機(jī)的呼出和呼入是全自動(dòng)的,不需經(jīng)話務(wù)員人工轉(zhuǎn)接。呼出時(shí),只要聽用戶交換機(jī)一次撥號(hào)音就夠了,外線用戶撥入用戶交換機(jī)的分機(jī)用戶時(shí)撥市話網(wǎng)同等位數(shù)的號(hào)碼,而且直接自動(dòng)撥入,有利于長途自動(dòng)化和自動(dòng)計(jì)費(fèi)。
接入集團(tuán)電話中常用外線種類:
1. 普通外線:電話局普通局用線。
2 .普通中繼線:與普通局用線相同,但可自動(dòng)聯(lián)選。
3 .ISDN線路:一線通(ISDN)線路。
4 .E&M專線:各地電話系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)專線。
5 .一號(hào)通 :使用電話局普通用線,可以將若干條線路綁定在一起,實(shí)現(xiàn)自動(dòng)聯(lián)選,形成普通中繼線的功能。
接入集團(tuán)電話中常用分機(jī)種類:
1. 普通分機(jī):可安裝普通分機(jī),目前所使用的大多數(shù)電話機(jī)及傳真機(jī)可安裝在集團(tuán)電話中。
2. 數(shù)字分機(jī):各品牌電話系統(tǒng)中專用的數(shù)字分機(jī)(主要起編程作用及特殊功能實(shí)現(xiàn),家用普通話機(jī)不可接入此類型分機(jī)端口中)。